物业管理信息化系统功能需求的调研过程：

    由于住宅小区的物业管理综合性强，业主的需求和物业公司管理层次多种多样，所以本文选取了长沙市八个不同层次的居民小区的业主和物业公司管理人员进行调查，用焦点访谈法调查了十二名业主以及八名物业管理人员，对访谈结果进行整理后，再采用深度访谈法调查了6名业主委员会成员和5名物业公司管理人员（其中有2名基层管理人员，2名中层管理人员和1名高层管理人员），结合他们的经验和体会，获得了业主和物业公司对信息管理的确切需求。经过归纳，得到以下10项信息系统所具备功能，它们分别是：

    物业维修功能：维修及时性、维修质量、质量跟踪与回访、维修程序、装修管理、维修值班、物业完好性；安全管理功能：安全保卫程序、小区巡逻、小区出入管理、消防管理、消防宣传、消防设施；环境卫生功能：绿化完好、绿化覆盖、绿化布局、保洁设施、公共区域卫生、垃圾清运、排水排污、全天候保洁；交通管理功能：车辆出入管理、外来车辆管制、车辆停放管理；住户接待功能：接待室环境、投诉方便性、投诉处理及时性、投诉处理效果、接待沟通能力、接待灵活性、接待回访；社区文化建设功能：文化娱乐活动、公用健康设施、社区娱乐场所、文化宣传；服务便利性功能：服务及时性、服务方便性；经济因素功能：收费公开性、收费合理性、代管基金使用、财务公开程度；其他功能：员工服务态度、员工仪表、依法办事、客户关系；超市管理功能：对小区内超级市场的管理；这一功能是可选的，可根据具体情况而取舍。

    根据业主及物业公司管理人员对物业管理信息系统的功能提出的需求，制定出“物业管理信息系统功能”问卷调查表，调查问卷采用5级李克特量表形式，客户评价的5个等级是：“非常不重要”、“比较不重要”、“一般”、“比较重要”、“非常重要”。笔者选择长沙市8个小区进行调查，这些小区有中高档商品房、经济适用房和拆迁户安置房，住户很多，由八家不同的物业管理公司提供服务。采用随机抽样的方式每个小区抽取20名住户，共抽取160名住户，发放问卷160份，回收有效问卷131份。

物业管理信息化系统功能需求的确定：

    对回收的有效问卷进行描述性统计分析，将平均值小于3，方差小于1的指标进行删除，将各项指标进行常规性整合。如将绿化完好、绿化覆盖、绿化布局的功能设置于绿化管理功能模块中；将保洁设施、公共区域卫生、垃圾清运、排水排污、全天候保洁功能整合于环卫管理功能模块当中；将维修及时性、维修质量、质量跟踪与回访、维修程序、装修管理、维修值班、物业完好性整合于事物管理功能模块中等。为了使系统更加完整，保障系统的正常运行，系统增加了两项功能即小区概貌和系统维护。经过以上技术处理，得到了物业管理信息系统所含的、必备的9大功能，即物业管理信息系统9大功能模块。

    小区概貌：以图文并茂的方式介绍住宅小区的总体情况。如小区的历史、小区的设计规划、小区的环境、地理位置、各种社区活动、各景点的图片资料、各市政建筑配套设施图等；安全管理：主要功能有四，其一是小区常规管理当中的保安巡逻作出相应具体的规定；其二是对出入小区的人员进行管理；其三是制订小区消防措施以及对极端情况的处理方案，并对消防知识作宣传；其四是对出入机动车辆进行管理，车库管理等；资源管理：主要是对小区管理的对象和服务的对象房屋和住户的有关资料的管理。对小区内所有的房屋及住户进行登记，分入两个数据库中；事务管理：主要功能是负责对房屋维修、装修、投诉以及住户违章事宜的处理。较详细地登记维修、装修申请、投诉违章内容。返馈各事宜的处理意见和满意程度。方便对各业务资料进行修改、删减、查询和统计。打印输出维修、装修的通知单，收费明细表，违章处罚通知单，以及各类月、季、年统计、汇总表；工程管理：主要对小区内公用设施和设备等固定资料资产的管理。包括了设备采购、更换情况记录，设备的位置、价格、维修保养等方面的记录，使物业管理公司对其资产状况一目了然，并可进行相关查询、统计和打印。