1.1.1数据的概念
物业管理软件信息系统中，最基本最重要的一个概念是数据，因为它是信息形成的源出处。所谓数据，即可以记录下来且进行鉴别的符号。它由原始事实组成，是对事实、概念的一种特殊表达形式，通常可以通过人工手动或自动化装置自动输人、处理并记录在某种介质上。如图形数据、声音数据、视觉数据等。
1.1.2数据处理
数据处理，即运用一定的设备和手段，按企业管理使用要求，对数据进行的计算、分类、合并、储存等一系列操作过程。
原始数据作为真实世界的直接反映，并非一经输人便可显示出其相互间联系。为组织各部门所使用，它还需经过一定的加工筛选处理，以转换成为便于管理者观察分析、传送或进一步处理的形式。数据处理的主要内容包括:
1.数据收集。获取和收集系统或用户所需的必要数据。这一过程既可用手工完成，也可通过扫描仪、POS设备和终端自动完成。例如，收集用户水电煤气用量，传统方法是由物业管理人员手工抄收，而实行了智能化的物业管理小区则可通过三表远抄系统自动完成。
2.数据转换。原始数据是无法直接用于计算机处理的，必须首先对其进行代码化予以规范，这就是所谓的数据转换。
3.数据的筛选、分组和排序。数据输人之后，为便于分析，需要对其按一定标准进行筛选、分组、排序处理，以体现其特定联系。这一过程可通过一定的电子表格软件辅助完成。
4.数据的组织。为减少数据存储空间，降低成本，实现数据的快速存取处理，提高计算机设备的使用效率，数据需要通过合理组织以一定结构在存储器上存储。数据组织具有不同形式，可简单可复杂。但数据组织并非越复杂越好，应当视具体要求而定。有时简单的数据组织形式反而可能实现高效率的数据存储。
5.数据的运算。包括逻辑运算和算术运算。所谓逻辑运算，即对数据进行的逻辑判断，如NOT、AND、OR等;而算术运算则是对数据进行的加、减、乘、除等运算。
6.数据存储。即用新数据更新原有数据库，完成更新之后，该数据便可为其他系统所共享使用。
7.数据的输出。数据处理结果将以一定形式输出，可以通过屏幕显示出来，也可以是硬拷贝的纸质文档。