物业管理软件信息系统的几种设计方案
根据物业管理软件公司的规模以及管理物业类型的不同，目前我国市场上物业管理软件信息系统的设计大致可以有以下几种方案。
1.小规模物业管理软件公司方案。这一方案以单机版物业管理软件软件为主要构架，主要用于实现小区的房产资源管理、费用管理、档案管理、维修管理、统计查询、自动生成多种报表等功能。多适用于所接管楼宇规模较小、日常业务单一的物业管理软件公司。实践中如果需要，还可适当添加修改软件功能，从而形成独立的、具有各小区特色的管理软件。这种方案在软硬件配置以及系统运行环境上，要求都是最低的。
2.大中等规模物业公司方案。这一方案以网络版物业管理软件软件为主要构架，多建立在物业管理软件公司的内部局域网基础之上，具有小区的大楼资源管理、收费管理、档案管理、人事管理、维修管理、环卫管理、保安管理、统计查询、并自动生成多种报表等各种功能。另外，如果小区的地域分布较广、地理环境复杂，还可采用地理信息系统(GIS系统)，利用其在图形与数据处理方面的优势，结合系统本身所具有的多媒体功能，实现小区的可视化、图形化管理。此外，还可将小区内大楼的内部管线结构设计也采用GIS系统，以实现各种图形、图纸的直观性查询与分析。此方案适合于有企业内部局域网的物业管理软件公司。
3.智能小区方案。以网络版物业管理软件软件和智能社区网络信息平台为主要构架，主要为业主提供完善的社区网上服务，并将三表远抄系统、停车场管理系统、社区内IC卡管理系统、监控系统等集成到一个统一的网络信息服务平台上来，以利于统一管理与查询。此方案适合于管理智能小区的物业管理软件公司。
4.写字楼方案。与上述小区物业管理软件软件不同，此方案以写字楼物业管理软件软件为主要构架，主要实现写字楼的出租管理，设备管理，人事培训管理，档案管理，安全保卫管理，大楼图形图纸、维修、保洁、环境等工程管理。另外，还可在公司写字楼的大厅放置触摸屏展示查询系统，还可将写字楼的内部管线结构通过GIS系统以实现各种图形、图纸的直观性查询与分析。它们的区别主要在于不同物业性质所要实现的功能不同，但就系统设计技术来看，非常类似。
5.集团化综合物业管理软件方案:集团化企业所涉及的物业具有多样化、复杂化特点，通常包含小区、公寓、写字楼、饭店宾馆、购物中心等多种性质物业形式，而且地域跨度广，分布散。因此，公司可以采取分布式数据通信管理，建立集团统一的网络信息服务平台，在总部设立数据仓库及网管系统，在各分公司放置独立的数据库与应用软件;各分公司进行物业的日常事务处理，并通过远程通信实现总部数据仓库更新。总公司透过数据仓库，进行宏观的决策处理，同时总部通过网管系统对各分公司的业务进行实时监控.，通过网络信息服务平台协调整个集团内部的信息交流。这样既实现了集团内部数据管理的统一性与完整性，又实现了各分公司之间的独立性.
1.5.2物业管理软件信息系统的模块划分
不管所开发的物业管理软件信息系统具体采用哪种方案，其划分的模块仍大致相同，大都包含以下内容。
1.房产管理。其主要功能是储存和输出所有需要长期管理的各种房产的详细信息。
(1)楼盘登记。登记公司新接管的楼盘和房间，并通过对各种类型大楼的定义，生成所有房间及其相应的基本资料(如户型、面积、朝向、布局等)。这里的房间泛指公司现有管理的各类房产，如住宅、写字楼、公寓、别墅、商铺等。
(2)房产资料。针对物业管理软件公司所管理的全部房产，从物业朝向、面积到房屋类型、权属、使用状态以及内部配备设施进行有效管理;同时可直接绘制房间结构图、工程图，并可接受图片等的扫描输人;支持用户以自定义方式进行的信息查询。所收集信息主要包括:①物业辖区、位置、面积等各种概要信息;②楼宇的建筑结构、建筑面积等各种信息;③每套物业的户型、房屋朝向、建筑面积等详细信息;④房产、房号或者平面图等资料，便于各个房间的定位。
(3)房产验收。根据业主购买时物业管理软件公司会同业主一起进行的房产验收过程，对验收情况做好登记备案。
(4)装修管理。全面管理各业主的装修申请、审批及装修单情况，让物业管理软件公司能随时掌握各个房间的装修情况。
(5)维修管理。包括维修单输人、房屋完损率评估等工作，灵活方便的管理统计功能可以帮助物业管理软件公司及时全面地为每位业主提供满意的维修服务。
统计报表。及时准确生成房产管理中的各类统计报表。
2.住户管理。主要功能是储存与输出所有住户(包括租用户)的详细信息，进行住户的人住和迁出登记操作。同时可储存、输出相关人员的各种信息。
(1)入伙登记。在业主人伙时登记业主的相关资料和人伙时需缴纳的各项费用。
(2)住户管理。详细登记各个住户的档案资料，可以根据房号、姓名、性别、身份证、暂住证等各种信息进行查询。
(3)投诉管理。对投诉进行管理是各物业管理软件公司提供优质服务的一个重要组成部分，信息系统必须能够协助对投诉人、投诉对象、内容、处理意见和客户投诉处理的满意程度进行有效的分类管理。
(4)统计报表。生成住户管理中的各类统计报表。
3.设备管理。主要功能是储存、输出各种设备、设施(包括家具、电话等)的详细信息;对各种设备、设施的运行记录、维修记录进行管理(各种设备、设施可以跟物业整体、单元、楼层、房间相关联、也可以不隶属于以上各个项目);可以根据物业整体、楼、单元、楼层、房间等条件查询相应的设备。
(l)设备台帐.对物业管理软件公司内所有各类设备及自有固定资产进行分类管理，从采购到安装和更换，对其位置、数量、价格、折旧、维修保养等建立档案，并进行全面管理。
(2)大修档案。对主要设施设备的维修和日常保养进行登记，便于随时了解各类设施设备的运行状况和维修保养情况。
(3)公共设备。对管理各类公共设备进行分类，对其位置、数量、价格、维修保养等方面进行全面管理。
(4)分包工程。对物业管理软件公司分包给其他公司的工程进行管理，包括工程内容、费用、进展状况等。
(5)出人库管理。统计和查询所有物资设备的出人库记录和现在库存情况。
(6)统计报表。生成设备管理中的各类统计报表。
4.行政管理。主要功能是对物业管理软件公司内员工、文档、制度等方面提供统一管理，以便查询使用。
(l)员工管理。从员工的招聘、任用到员工的离职进行全面有效的管理，详细记录员工的个人资料和在职培训等资料。
(2)文件管理。对上级下达、部门抄送和本部发出的各种办公文件和档案进行有效的管理和存放，便于以后查找和查询。
(3)资产管理。对公司的各类资产进行统一管理，包括资产编号、名称、类型、负责部门等资料。
〔4)保安档案。登记各时间段内的保安巡楼状况，对发生的重大事件进行详细记录。
(5)违章处理。登记重大违章事件，并记录违章的处理情况。
(6)停车场管理。主要功能是储存、输出物业公司管辖的停车位。对停车场内的车辆类型、车号、车主、停车卡号码、停车费等资料进行登记。
(7)公司制度。登记公司的各项规章制度和岗位职责，便于随时进行查询。
(8)统计报表。生成行政管理中的各类统计报表。
5。合同管理。主要功能是收集对客户的意向和洽谈情况，并进行统计汇总;可以根据多种条件查询相关物业资源的当前状况或某段时间内的状况，从而对客户的各种需求能及时反馈;迅速将客户的各种需求信息反馈到相关部分。
(l)签约管理。定义合同的各种信息，包括合同的基本条款，合同对应的房间、家具、车位、电话等资源的信息，与合同相应的收费项目的信息。同时能根据以上信息与合同模版生成合同的文本信息，允许用户自己定义合同模版，满足不同物业公司的管理需要。
(2)合同变更处理。能对合同的基本信息、占用的资源情况、收费项目等合同内容进行变更，并生成相应的变更记录，同时完整保存原有合同的各种信息，并能随时方便查询。
(3)续约处理。用户合同到期时，可进行续约处理，原合同的各种信息能自动转人新合同，同时完整保存原合同。合同的签订、变更、续签必须能通过部门间传单或经过计算机网络及时反馈到相关部门。
(4)管理物业公司与客户间的各种合同。针对不同情况需要设置不同的合同形式和内容，如客户是产权人并人住，客户是产权人但不人住，客户不是产权人，相应的收费项目可以是物业公司代收、物业公司应收等。
6.清洁管理。主要功能是对清洁用具及人员安排进行统筹管理，保证高质量的居住环境。
(l)清洁管理。对清洁用品的使用标准、使用情况进行统筹管理，确保正确使用，减少浪费。
(2)植被绿化.通过严格执行绿化植物的种类、浇水间隔、施肥间隔、责任人等的登记管理制度，对绿化植被实施科学、有效的管理，提高植被成活率。 (3)统计报表。生成清洁管理中的各类统计报表。
7.社区文化管理。主要功能是对社区活动的组织情况及公共组织情况进行登记管理，保证住户的安全与生活质量。
(1)社区活动。记录社区活动的组织者、参加人员、活动内容、活动场地等内容，便于对小区社区活动的统一管理。
(2)公共关系管理。记录和小区发生各类关系的各类组织机构和经办人的资料，如派出所、城管、卫生防疫、街道办事处等机构的资料。
(3)统计报表。生成社区文化管理中的各类统计报表
。8.财务管理。主要功能是协助各种费用的输人、记帐、统计、报表生成等操作。收款时只需输人住户代码，则该住户所有应交的款项可立即全部显示在屏幕上，一目了然，包括本月/季应交和之前的所有欠款。财务部可对所有的应收款项任意选择收取，并可立即打印出收款收据，如收款后发现有错，可随时修改并可立即重新收取，之后可随时查询任意一笔收款的明细帐目。系统提供银行自动转帐服务，只需将应收款数据拷贝到软盘上交给银行即可，银行划款后会返回一份软盘，经过系统读取后即可打印出所有已划款和未划款住户清单。
(1)费用输人。由相关业务人员定期负责将每月水电表的读数输人电脑，同时输人过程中系统提供自动提示功能，对读数异常偏大或偏小的输人提供自动提示预警功能，最大限度降低输人的误差率，另外系统还应支持水电表的更换和清零重转。
(2)费用记帐。对“费用输人”过程输人的水电表读数自动计算出应收的水电费，同时系统自动生成其他的常规收费项目，如管理费、租金等。
(3)应收帐款。用于查询各个住户每月的应交款项。
(4)收款登记。所包括的收费项目有:①合同涉及的收费，如租金、物业管理软件费等;②每月发生的杂费，如水费、电费、电话费等;③客户临时发生的一次性费用，如洗衣等。能够通过电子邮箱催缴;允许用户自定义收费项目、收费的计算方式、收费的时间、收费的周期;允许将每月发生的杂费包含在合同费用中;能够处理各种费用的预交、欠交、抵押金;客户费用可以随时挂帐，可以单个挂帐，也可以整批的进行挂帐。挂帐时间也可以由用户自己选择。能详细记录收费的明细情况，可根据多种条件查询、统计、汇总。
(5)统计报表。生成财务管理中的各类统计报表。
(6)月末处理。每月收费结束后系统统一进行月末处理，使系统管理直接进人到下一个月重新开始新的收费流程。
(7)参数设定。用于设定滞纳金比例、记帐项目等系统必需的各项参数，同时各项参数可以随时修改，支持物业管理软件公司的动态管理。
(8)总表及分摊。系统支持对各类总表和公用表的读数按照各类方式(如按户数、面积、用量等)进行自动分摊。
9.系统管理。主要功能有:根据公司的实际管理需要，提供各种管理维护操作，并可随时增加系统功能，十分方便。公用模块为用户更好地使用本系统提供了方便和安全的保证。
(l)系统权限管理。储存、输出操作本系统的人员、使用权限等信息。
(2)代码维护系统。所有具有固定名称的项目，均设置了代码维护功能，不必手工录人汉字名称，使录人工作方便、快捷.
(3)帮助系统。帮助您解决在使用本系统时可能遇到的所有问题。
(4)安全定义。用于设置进人系统的每个用户的操作权限，公司可以根据每个操作人员的实际工作内容由系统管理员分配其操作权限。
(5)数据备份。用于定期数据备份和数据恢复。
(6)数据导人。用于导人其他软件系统中已经录人的数据，无需用户重复录人。
(7)更换操作员。系统可以在无须退出系统的情况下直接更换操作员，方便操作。