一般说来，物业管理软件系统通常具有以下四个特性:
1.目的性。任何一个物业管理软件系统的产生和发展都应当具有一定的目的。这也将成为系统设计人员确定系统功能、要素组成和结构的重要依据。
2.相关性。构成系统的各要素之间彼此相互联系、相互作用、相互制约，存在着密切的关联。从而使得某一元素的变化将会影响其他元素的变化和调整。
3.相对性。也可称之为系统的层次性。系统总是与环境相辅相成，因此它的划分是相对的。一个系统往往存在于一个更大的系统当中，而该系统之外的系统则被称之为“环境”。以此类推，该系统又可被划分为若干子系统，每一个子系统以外的系统都可看作该子系统所存在的环境。如此这般，便可形成一定的系统层次。这也为人们分析了解系统提供了一种很好的方法。
4.整体性。无论系统如何划分，无论它由多少子系统构成，无论每个子系统具有何种“目标”，但它们彼此之间却必须密切联系，协调工作。也就是说，相互联系的子系统共同形成一个有机整体，且各自的目标都服从于整体目标，从而产生，’1十1>2”的协同效应。
 系统的基本组成.
一个系统的简化模型，它分为输人、输出和处理三个部分。虚线部分表示反馈机制。
1.输人是指系统获取和收集原始数据的各种活动。输人的内容可以是物质、能量、信息等形式的资源。例如，要制作住户水电费收费单据，必须首先收集住户本月水电的用量数据，这一过程便是对水电用量的输人。输人可以采取多种形式，如手工记录，也可以通过其他仪器自动输人。但不管采用何种手段，一定要注意保证数据输人的准确完整，以确保信息质量。
2.物业管理软件处理是指根据条件，对输人内容进行加工转换，使之变成有效的输出。处理包括计算、比较、替换及存储等操作。处理可以手工完成，也可由计算机辅助完成。通常从系统外部看来，“处理”过程具体采用的方法和技术都是未知的，我们通常所说的“黑盒子”也就是指这一不易显示的过程。我们只能通过其外部特征(如输人与输出)来进行处理机制的识别，这种分析方法也常被用来进行系统分析。
3.输出是指经物业管理软件系统处理后生成的有效信息，通常的输出结果是以文档或报告等形式出现。例如，公司员工工资单、发给住户的收费凭据等。在有些情况下，一个系统的输出还可作为另一系统的输人。输出方式有多种，可以是手工书写，也可以是用打印机打印(硬拷贝)或用计算机屏幕显示(软拷贝)。