物业管理软件数据作为物业管理公司最基本、最重要的资源，应当得到公司的高度重视。从收集数据到利用数据进行决策，公司都必须采用一定的技术对每一个过程中的数据处理予以有效管理。数据库管理系统便是一种有效的数据管理工具，它可以帮助公司实现数据的快速存取和安全操作，从而提高信息系统的效率.
在物业管理软件数据库中，通常需要按一定的数据层次来对数据进行组织和管理。所谓数据层次，便是在数据库中由字符、字段、记录、文件以及数据库所构成的层次关系。
1.字符。字符是信息的最基本单位，通常用8位二进制数表示。它既可以表示字母，也可以表示数字，甚至可以是一些特殊符号。2.字段。字符的有效集合构成字段。字段是文件的最小单位，也是数据库中不能再进行分割的数据单位。它表示了客观事物的一个确定含义。此外，字段还具有物理特征，反映字段在计算机中的表示方法和存储方式。
若干个字段的集合形成组项。通常在一个组项里的字段都存在着紧密联系。
3.记录。若干相关字段或组项构成记录。同一记录可以存在多个关键字。
4.文件。文件是相关记录的集合。在数据库中，组成文件的记录通常具有相同的结构和长度，以便于对数据进行处理，这种文件即为定长文件。根据具体情况需要，有时文件中也会出现长度不相同的记录，这种文件即为变长文件。文件可以有不同的组织方式，如顺序文件、索引文件、随机文件、表结构文件等，相应决定了它们将采用不同的方法进行记录的存储和查询。
5.物业管理软件数据库。相关文件的组合构成数据库。它是数据层次的最高一层。