所谓物业管理软件数据库，即机械化的、可共享的、形式化定义的和集中控制的数据集合。数据库不可能孤立存在，它必然与其他部件一同构成数据库系统。通常一个数据库系统由以下几个部分组成:
1.物业管理软件数据库。数据库是数据库系统的核心。它作为一个结构化的相关数据的集合，独立于应用程序之外，是数据库系统管理的对象。
2.应用程序。用户通过使用应用程序对数据库进行各种操作，如查询、删除、排序等，以满足某种需要。通常，应用程序是由程序设计语言来编制的。
3.数据库管理系统(DBMS)。数据库管理系统主要负责对数据库进行管理和维护，统一处理各种操作，并保证数据库的安全、可靠与完整。
4.计算机系统。即由计算机硬件和软件所组成的整体(有关知识参见前文)。它们共同构成了数据库系统的基础。
5.人员。包括物业管理软件系统中各管理层次的人员，如业务操作员、瞥理人员、数据库管理员(DBA)等。其中DBA的存在是非常必要的。DBA在国外通常是面向数据库的用户的一个组织，其任务是要了解使用该数据库所有用户的各种要求并努力使之得到满足，同时协调多用户对同一数据的共享。具体说来DBA的工作包括:组织、协调职责，在共享的数据库环境中调节冲突;从事数据库的定义、建立、修改工作，必要时重新组织数据库;维护数据库的可用性，向用户发文件、通知等，制定标准，协助用户使用数据库;维护数据库完整性;备份、恢复数据库;监督和改进操作性能.