随着城市化建设的快速推进，新的小区就象雨后春笋一样，每天都在增加。当业主满心欢喜住进新房的时候，我们忙碌的工作又要开始了。当我经常听到人们热议现代的物业管理服务水平不高的时候，心里总是有很多委屈。说实话，作为一名物业管理人员，我们始终将“提升物业管理水平，让业主放心满意”作为工作目标，一直在努力着。但面对物业管理工作的实际困难，我们确实也存在一些困惑。
　　 困惑一：“事情多而杂，资金管理风险大”。我们物业工作人员常常都是超时、超负荷工作，为了搞好物业服务，工作人员经常是加班加点，不辞幸苦，任劳任怨。可我们既得不到业主的理解和支持，同时还要承担巨大的管理风险（因为大多数收的是现金）。
　　 困惑二：“业主信息不能共享，收费时间不能如期”。因为每个小区和业主收费项目、收费时间和收费金额不同，我们经常碰到业主不在家或与业主不能及时提醒沟通，而不能如期收到物业费的情况。不是错收漏收，就是多收少收。没有一个房源面积、收费周期和业主信用相匹配的信息共享机制。
　　 困惑三：“效率低，不能快速查询某个项目某个业主收付费情况”。因为我们有六个项目，一百多个小区，两万多家业主，管理起来错综复杂。而作为我们总部物业管理部门，很难跨项目查询到某个业主实际收付费情况。经常要翻遍了几千本手工帐簿，还要接受业主因为等待交费时间长的抱怨和辱骂。
　　 困惑四：“手工算帐难，出错不容易核对”。我们物业管理人员本身不是财务人员，面对庞杂的各种收费项目，还要以不同的计算方法来分类汇总，实在是很头痛。本身手工算帐，也容易出现纰漏，经常是帐簿上的金额和实际收到的金额对不上，又找不到具体哪个项目哪个业主的费用有误。
　　 综合来讲，针对我们单位物业管理需求主要是：
　　 分小区分项目为每个小区（项目）建立各自的收费种类和计算方法。为每一户业主建立一份物业合同，合同金额依据房屋面积和各收费种类计算得出，合同期限以自然年计。每年初根据合同，系统可生成本年度各户应收款报表，报表中展示各户在每个收费种类中应付的金额，以及上年度欠款和预交额度。每年初根据合同，系统可为每户生成本年度收费明细单，并按照预定格式进行打印。合同在执行的时候可进行修改，但需要进行一定的审批流程。可随时查看各户的交费情况，以及欠费、预交金额。业主交费过程中，可以多交，系统将多交部分计入业主预交费用当中。
　　 我们使用拓扑物业管理系统以后，有效改进了我们日常物业管理的难度，促进我们“提升物业管理水平、让业主放心满意”的工作目标，融洽了我们与业主之间的关系，提高了企业管理效率。
　　 我们从安装试用版，到现在正式使用这款产品，还是非常省心的。所以也在这里，与各位物业同行分享，希望为你们提供一个管理方法的参考。
　　 拓扑物业管理系统让我们省心在哪里呢？
　　 方便快捷的信息查询功能,可随时查询房间、业主资料及物业收费台帐及各项统计报表。(手工查找资料要翻阅记录薄,很不方便!)支持对办公楼的大开间的房间合并、分割，费用即时结算等的工作需求。自定义收费项目和计算方法，使得费用计算快捷、准确。(与”手工算费”相比,降低了费用误差，提高算费的精度，从而减少了手工劳动，节约管理成本。提供各种费用的预收功能，业主可预交任意月份的费用,报表中将每个月的“预收”,和”当月实收”费用分项显示,不仅加快费用回收,而且帐目更加清楚。非常灵活的分项交费、分次交费功能。支持按单月交费,按天结算，按多月交费功能，最大限度的满足不同业主灵活结算的交费要求。丰富的统计报表以及自定义报表功能，通过网络,数据传输方便快捷,财务部门可直接获取收费的日报表和月报表,及时掌握各个管理处的费用回收情况。各个管理处不用再手工上报报表,省去了以前繁琐的报表统计和上报工作,从而提高了工作效率。自动生成汇总凭证，可以将各个管理处每一天的收费数据分项汇总，自动生成一张记帐凭证, 财务人员只需审核,记帐即可.从而大大减少了财务制单,记帐的工作量。
　　 但愿更多的物业管理单位，能够在信息化和管理水平上找到方向。因为提升物业行业整体管理水平，得到业主和全社会的高度评价，是我们共同的心愿。